การประชุมรูปแบบการฝึกสอน เคล็ดลับของการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

2024 ผู้เขียน: Harry Day | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 15:54

ครั้งหนึ่งในฐานะที่เป็นสามเณรของฝ่ายบุคคลในการผลิต ฉันรอคอยการประชุมครั้งแรกของฝ่ายบริหารโรงงานอย่างใจจดใจจ่อ ฉันจินตนาการว่าทีมผู้บริหารจะทำงานได้ดีเพียงใดเพื่อประโยชน์ของทีม

ผู้ใต้บังคับบัญชาของฉันซึ่งเป็นผู้ตรวจการฝ่ายบุคคลซึ่งทำงานที่นี่มาเกือบ 50 ปีไม่ได้บอกความคาดหวังที่สดใสของฉัน “อย่าแปลกใจเลยที่ฝ่ายบุคคลจะถูกตำหนิสำหรับปัญหาทั้งหมดของโรงงาน อย่าอารมณ์เสียกับสถานการณ์นี้ ผู้นำต้องปล่อยอารมณ์และหาคนผิด และรูปแบบการประชุมจะเป็นเหมือนตลาดนัดมากกว่าการจัดประชุมเพื่อนร่วมงานที่ต้องตัดสินใจร่วมกัน”

อันที่จริง การประชุมทำให้ฉันขาดความสร้างสรรค์ พวกเขาทั้งหมดพูดพร้อมกันโดยไม่ได้ยินและจำวาระการประชุมไม่ได้ เป็นผลให้ปัญหา "การเผาไหม้" ยังคงไม่ได้รับการแก้ไข และใช้เวลาทั้งหมดไปกับการอภิปรายรายละเอียดที่ไม่มีนัยสำคัญ 10 ปีผ่านไปตั้งแต่นั้นมา แต่ตามที่ผู้จัดการจาก บริษัท ต่างๆยังคงมีการจัดประชุมที่คล้ายกัน

ฉันจะแนะนำอะไรในฐานะโค้ชเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างสร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ พิจารณาคำขอและค้นหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการดำเนินการ อันดับแรก ให้วิเคราะห์ว่าคุณจำเป็นต้องจัดการประชุมจริงๆ หรือทำกับการสื่อสารภายในรูปแบบอื่นได้หรือไม่

จะจัดประชุมเมื่อไหร่?

1. มีความจำเป็นสำหรับทีมอภิปรายปัญหาหรืองาน

2. มีความจำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับทีมและรับฟังความคิดเห็นของสมาชิกในเรื่องนี้

3. ต้องการรวบรวมความคิดและมุมมองในประเด็นสำคัญให้ได้มากที่สุด

4. มีปัญหาที่ส่งผลต่อเป้าหมายของผู้ใต้บังคับบัญชาส่วนใหญ่ของคุณ

5. คุณทราบหรือไม่ว่าทีมงานต้องการร่วมกันแก้ปัญหาบางอย่างในขณะเดียวกันก็แจกจ่ายความรับผิดชอบในการดำเนินการ

เมื่อใดที่คุณไม่ควรประชุม

1. การใช้เครื่องมือสื่อสารอื่นๆ โดยไม่ลดประสิทธิภาพเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล

2. งานเร่งด่วน/สำคัญ และความล่าช้าในการแก้ไขอาจแพงเกินไป

3. คำถามเป็นเรื่องส่วนตัวเกินกว่าจะนำมาอภิปรายในที่สาธารณะ

4. มีเวลาไม่เพียงพอในการจัดเตรียมและดำเนินการประชุม

5. ต้องการใช้การประชุมเป็นเครื่องมือลงโทษผู้ใต้บังคับบัญชา

ทั้งหมดสิบคะแนนสามารถสรุปได้ในประโยคเดียว จัดประชุมเมื่อมีความจำเป็นสำหรับการทำงานเป็นทีมและไม่ต้องจัดประชุมหากไม่มีความจำเป็นดังกล่าว

10 เคล็ดลับสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

เป้า. กำหนดด้วยตัวคุณเองว่าคุณต้องการจัดประชุมเพื่อวัตถุประสงค์ใด? ผลลัพธ์เป็นอย่างไรและคุณต้องการได้รับเมื่อสิ้นสุดการประชุมอย่างไร มีการตัดสินใจที่ต้องทำหรือไม่? ความยากลำบากใดที่อาจเกิดขึ้นและจะแก้ให้เป็นกลางได้อย่างไร? เป้าหมายของผู้เข้าร่วมประชุมตรงกัน/แตกต่างกันมากน้อยเพียงใด? เป้าหมายที่ขัดแย้งกันเป็นไปได้หรือไม่? ยิ่งใช้ขั้นตอนแรกอย่างระมัดระวัง การต่อต้านจะเกิดขึ้นระหว่างการประชุมน้อยล

ผู้เข้าร่วม. องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมการประชุมขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เชิญผู้ที่สามารถมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการอภิปรายประเด็นการประชุม ทดสอบแรงจูงใจในการสรรหาเวิร์กกรุ๊ป คุณกำลังเปลี่ยนการประชุมเป็นโรงละครของนักแสดงคนเดียว (ตัวคุณเอง) หรือไม่? มันจะเป็นผู้เล่นตัวจริงนี้จริงหรือ? มันคุ้มค่าที่จะเปลี่ยนองค์ประกอบของผู้เข้าร่วมอย่างต่อเนื่องโดยสร้างเป็นรายบุคคลสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดการหลีกเลี่ยงงานประจำและส่งผลดีต่อการเปลี่ยนแปลงของกลุ่

รูปแบบ. เลือกรูปแบบการประชุมที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับงานของคุณ หากคุณต้องการ ตัวอย่างเช่น

1) แจ้งทีมงานเกี่ยวกับนวัตกรรม

ดำเนินการ "การประชุม - ข้อความให้ข้อมูล"งานของการประชุมดังกล่าวคือการแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เป้าหมายคือเพื่อลดการต่อต้าน เครื่องมือที่ดีในการช่วยผู้นำคือการวิเคราะห์ SWOT

2) กำหนดงานและมอบหมายความรับผิดชอบ

"ประชุมสั่ง". รูปแบบที่มีโครงสร้างและชัดเจนมาก การควบคุมสถานการณ์ เป้าหมายคือการกระจายความรับผิดชอบโดยผู้เข้าร่วมอย่างอิสระ สิ่งนี้จะลดระดับของคำสั่งที่อาจรบกวนประสิทธิภาพของงาน

3) ตัดสินใจร่วมกัน

จัด "การประชุม-เจรจา" ในระหว่างที่คุณรับฟังความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมทั้งหมด กลยุทธ์การประชุมแบบวิน-วิน บทบาทของผู้นำคือผู้ดำเนินรายการ เครื่องมือของรูปแบบนี้ได้แก่ การระดมความคิด แบบสำรวจหลายตำแหน่ง แบบสำรวจด้วยการ์ด แบบแผนการวิเคราะห์ปัญหา ฯลฯ

โครงการวิเคราะห์ปัญหา T. Edmuller

4) รวมกันเพื่อแก้ปัญหา

การประชุมไกล่เกลี่ยเป็นรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมดังกล่าว การหาผู้ดูแลที่มีอำนาจในทีมเป็นสิ่งสำคัญมาก ผู้นำอาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป การเชิญผู้เชี่ยวชาญภายนอก (คนกลาง โค้ช ที่ปรึกษา) มีประสิทธิภาพมากกว่ามาก

5) รวบรวมความคิด

“การประชุม - การระดมความคิด” จะเป็นทางออกที่ดีที่สุด 100% ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญในรูปแบบนี้คือการปฏิบัติตามกฎและอัลกอริทึมการระดมความคิด และรักษาบรรยากาศของการเปิดกว้างและผ่อนคลายโดยระลึกว่าการวิพากษ์วิจารณ์ทำลายประสิทธิภาพของการประชุมดังกล่าว

6) ปรับปรุงความสามารถ

"ประชุม-เรียนรู้". รูปแบบนี้ทำให้ผู้นำสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ฝึกสอนหรือโค้ชได้ แบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับผู้ใต้บังคับบัญชา อภิปราย และวางแผนว่าคุณจะนำข้อมูลนี้ไปใช้กับการทำงานประจำวันอย่างไร การค้นพบที่ดีสำหรับผู้จัดการคือการประชุม 30 นาทีหลายครั้งต่อสัปดาห์ / เดือนซึ่งจัดโดยพวกเขาโดยเฉพาะสำหรับการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา หนึ่งความสามารถ - หนึ่งเทคนิคการพัฒนา - แผนปฏิบัติการคืออัลกอริธึมคร่าวๆ สำหรับการประชุมดังกล่าว

สถานที่. ที่คุณจะพบกับทีมของคุณจะถูกกำหนดโดยวัตถุประสงค์และรูปแบบของการประชุม รูปแบบการฝึกอบรมและ "การประชุมไกล่เกลี่ย" อาจต้องใช้ห้องที่มีขนาดและอุปกรณ์ต่างกัน คิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ล่วงหน้า นอกจากนี้ยังจำเป็นที่ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเห็นหน้ากันและสามารถสบตากับหัวหน้าการประชุมได

วางแผน. แผนการประชุมของคุณควรจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร อันที่จริงนี่เป็นวาระที่มีรายการต่อไปนี้

- วัน เวลา สถานที่

- วัตถุประสงค์ของการประชุม

- ประเด็นที่จะหารือ

- ผลการประชุมที่ต้องการและรูปแบบ

- รูปแบบ

- ผู้ริเริ่มและผู้จัดประชุม

- รายชื่อผู้เข้าร่วมรวมถึงผู้ได้รับเชิญจากภายนอก

ส่งแผนการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุม พวกเขาอาจต้องการเพิ่มคำถาม เพื่อเป็นการประหยัดเวลา คุณสามารถแก้ปัญหาต่างๆ ในการประชุมครั้งเดียวได้

กฎ. กฎพื้นฐานสำหรับการประชุมถูกกำหนดโดยทีมและอาจแตกต่างไปจากการประชุมแต่ละครั้ง แต่มีกฎเกณฑ์ถาวร เช่น การปฏิบัติตามไทม์ไลน์ ข้อตกลงเกี่ยวกับผู้มีอำนาจตัดสินใจ ข้อจำกัดที่กำหนดโดยนโยบายของบริษัท ข้อตกลงเกี่ยวกับการจัดการความขัดแย้ง เป็นต้

มาตรการ. นี่เป็นบทสรุปของการประชุมซึ่งอธิบายประเด็นหลักทั้งหมด เลขานุการที่ประชุมจัดทำขึ้นตามบันทึกระหว่างการประชุม รายงานการประชุมลงนามโดยผู้นำ เลขานุการการประชุม และผู้เข้าร่วมหลัก (ที่ระบุไว้ในแผนปฏิบัติการ) สำเนารายงานการประชุมจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมทุกค

เวลา. การจัดการเวลาเป็นหนึ่งในประเด็นสำคัญของประสิทธิภาพการประชุม เริ่มการประชุมตามเวลาที่กำหนดเสมอเพราะในภายหลังคุณจะไม่สามารถตรงต่อเวลาได้ กำหนดกรอบเวลาสำหรับทุกจุดในแผนและติดตามการนำไปใช้ ปฏิบัติตามกฎ 60x20x20:

ใช้เวลา 60% ของคุณในเรื่องเร่งด่วน/สำคัญ

ปล่อยให้ 20% ของเวลาในหัวข้อที่ไม่คาดฝันและก็เกิดคำถามเร่งด่วนขึ้น

จัดสรรเวลา 20% ให้กับสิ่งที่เรียกว่า ความต้องการทางสังคม - พักกลางวัน พูดคุย ฯลฯ

ตอนจบ. เพื่อให้การประชุมจบลงด้วยดี ให้ตรวจสอบการทำงานเป็นทีม สังเกตสิ่งที่ทีมทำได้สำเร็จ ผ่านจุดต่างๆ ของแผนพัฒนา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมเข้าใจและสนับสนุนสิ่งที่วางแผนไว้ เมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้สร้างการแจ้งเตือนสรุปที่จะส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน รวมถึงผู้ที่ไม่อยู่ด้วย บันทึกรายชื่อผู้เข้าร่วม, คำถามในการอภิปรายหลัก, การตัดสินใจ, แผนปฏิบัติการและผู้รับผิดชอบในแต่ละประเด็น, กำหนดเวลา, จุดควบคุม, วันที่ของการประชุมครั้งต่อไ

การควบคุม. สถานการณ์ที่ทุกอย่างจบลงด้วยการประชุมไม่ใช่เรื่องแปลก ในการดำเนินการ คุณต้องมีความปรารถนาและแรงจูงใจ เช่นเดียวกับการควบคุมการดำเนินการตัดสินใจ กำหนดจุดควบคุมและผู้รับผิดชอบโดยตรงในที่ประชุ

ประชุมลำบาก

1. ความขัดแย้

ระหว่างการประชุม สถานการณ์ความขัดแย้งมักเกิดขึ้น บางครั้งพวกเขาก็ลุกเป็นไฟมากจนการประชุมกลายเป็นกระแสของการกล่าวหาซึ่งกันและกันและการโจมตีส่วนตัว ผู้จัดการควรทำอย่างไรในกรณีนี้?

- เลื่อนการอภิปรายปัญหาข้อขัดแย้งและแก้ไขในภายหลัง ภายในกรอบการประชุมครั้งนี้ เมื่อถึงเวลานั้น ความปรารถนาจะบรรเทาลงและผู้เข้าร่วมจะสามารถแสดงออกอย่างสร้างสรรค์ได้

- แปลการแก้ปัญหาในรูปแบบรายบุคคลและพบปะกับฝ่ายที่ขัดแย้งกันนอกการประชุมใหญ่

- แก้ไขคำถามและเชิญพิจารณาในการประชุมครั้งต่อไป

- เสนอการประนีประนอม

2. อุปสรรคในการสื่อสา

คำแนะนำ ข่มขู่ วิพากษ์วิจารณ์ ประณาม "วินิจฉัย" และติดฉลาก คำแนะนำ คำสั่ง ความคิดโบราณ และการใช้ถ้อยคำธรรมดาๆ ล้วนเป็นอุปสรรคต่อการประชุม อุปสรรคในการสื่อสารทำให้เกิดการต่อต้านและความเกลียดชัง เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้นำต้องสังเกตสิ่งดังกล่าวและดึงความสนใจของสมาชิกของคณะทำงานไปหาพวกเขา หากต้องการขจัดอุปสรรคในการสื่อสาร ให้สร้างกฎการทำงานเพิ่มเติมในเรื่องนี้ และยังปรับปรุงความสามารถในการสื่อสารของทีมอย่างเป็นระบบ

3. ข้อผิดพลา

ข้อเสียและข้อผิดพลาดในการจัดประชุมสามารถสังเกตได้ในทุกบริษัท โดยทั่วไปที่สุดคือ:

- การไม่ปฏิบัติตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

- การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ

- ขาดข้อมูลสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

- ถือครองพนักงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุด

- แรงกดดันจากศีรษะหรือในทางกลับกัน ความเฉื่อยชาและการรับรู้

- เฉยเมยหลังประชุม

การประชุมของคุณอาจกลายเป็นทรัพยากรการจัดการอันมีค่าหรือหลุมดำที่เวลาจะหายไปอย่างไร้ร่องรอย ทางเลือกเป็นของคุณ